策略性工作:流程與工具
許多企業均為策略性工作管理所苦,這類工作就是所謂的專案或非業務性工作。以下項目在各階段均是舉足輕重:
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企業經理有關於策略投資的決策
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主管與員工間有關於策略方向的溝通
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專案資源分配
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專案進度整合
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目前專案投資的報告及監控
本文作者基於多年來親身與全球企業交換意見所累積的經驗,針對策略性工作管理的整體情況作深入解析,作出以下精闢見解:
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即使企業內部運籌帷幄大多有賴策略性工作或專案加以說明,但作為決策佐證的即時資訊與相應流程卻寥寥可數。
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不少企業購買軟體來提昇內部可信度及效率,卻鮮少使用這些軟體。
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一般機構各部門皆有提昇工作管理效能的強烈需求,但經理階層卻甚少真正去著手解決。
以大企業為例,部門與部門、組與組之間常見各自特有的流程與分工,很少有一種專案處理方式能夠放諸公司上下皆準,而中小企業相比起來則較為一致,但是重大日常流程所需的專有紀律仍然十分貧乏。
以下圖表由高至低來說明流程能力範圍及相關常見特性,資料來源為十五個國家數百位客戶的專案管理內容分析,圖表中特別將常用軟體分門別類,程度劃分足以作為各企業或部門的能力指標。請注意以下圖表屬於概括說明,無法涵蓋其他例外情況,另附有針對各個程度的詳細解說。
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處理日常工作流程及決策能力高低
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低
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中低
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中高
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高
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工作流程特性
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非常態(Ad-hoc)專案:50%
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會議所費時間:30% +
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固定專案追蹤::0
– 5%
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非常態專案:40%
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會議所費時間:20 – 30%
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固定專案追蹤::5
– 15%
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非常態專案:20 – 25%
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會議所費時間:10 – 20%
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固定專案追蹤::20
– 50%
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非常態專案:5 – 10%
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會議所費時間:10 – 20%
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固定專案追蹤::90%
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雲端效益
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主要使用電子郵件
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公開工作、風險及議題等列表
文件資料共享
即時通訊
視訊會議
主題討論
維基百科
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上傳報告至軟體介面
經由軟體介面完成專案排程同步化
經由軟體介面掌握工作進度
報告佔少數
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由上而下流程控管
非常態報告系統
權限控管操作表板
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各項專案管理軟體使用率
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電子郵件–高
表格–高
簡報–中
專案排程軟體–低
協同軟體介面–無
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電子郵件–高
表格–高
簡報–中
專案排程軟體–中
協同軟體介面–低
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電子郵件– 中
表格– 中
簡報–中
專案排程軟體–高
協同軟體介面– 高
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電子郵件–低
表格–低
簡報–低
專案排程軟體–高
協同軟體介面– 高
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低效率日常流程
絕大多數企業均屬此類,電子郵件成為策劃、配置及狀態報告等所有階段的主要工具,表格普遍用來輔助非常態作業與財務管理,通用格式及標準樣板的使用率少於25%。簡報軟體則是會議報告的常用工具,內容大部分採平鋪直敘,而非數據分析,標準樣板的使用率少於50%,繁冗開會成為責任釐清及掌握工作狀況的主要方式。除了罕見的大型專案以外,一般不會用到行程安排軟體。
關於策略性工作的資源分配,平常時間有30%都用在開會上,導致企業效率低迷、過度加班及員工士氣不振。同時非常態專案佔據企業大部分的日常流程,導致 BPM 工具或通用方法毫無用武之地。
中低效率日常流程
電子郵件仍然是專案交流的主要工具,但表格結構較為有條有理,也常被用於羅列半結構式工作,標準樣板使用率超過三分之一,有時會用到協同軟體來儲存專案相關文件,或多或少降低開會所需的資源,企業效率隨之提昇。
中高效率日常流程
雖然這類企業目前相對而言是少數,但是有逐漸增多的趨勢,因此變成管理軟體產業主攻的市場。協同軟體取代電子郵件成為專案管理的主要工具,工作列表與其他相關數據表並存,專案團隊時常藉由協同軟體以掌握各自或衍生的責任歸屬。多數報告圖表,甚至是操作表板都可以透過協同軟體加以檢視,大大減少開會與簡報的需求。
高效率日常流程
這是專案管理部門經理畢生所求的目標,也是企業專案管理的正統模式。企業內部的決策、專案管理及資源配置皆在企業專案管理軟體介面中完成,操作表板的控制取決於精密的商務智慧,企業不再倚靠報表,專案工作時間集中用在監控目前的狀況,以了解實際花費、專案進度及完成時間。企業經常可以準確預測出成果品質、專案排程與相關成本,而非只是偶然。