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策略性工作:流程與工具

 

 

許多企業均為策略性工作管理所苦,這類工作就是所謂的專案或非業務性工作。以下項目在各階段均是舉足輕重:

·         企業經理有關於策略投資的決策

·         主管與員工間有關於策略方向的溝通

·         專案資源分配

·         專案進度整合

·         目前專案投資的報告及監控

 

本文作者基於多年來親身與全球企業交換意見所累積的經驗,針對策略性工作管理的整體情況作深入解析,作出以下精闢見解:

·         即使企業內部運籌帷幄大多有賴策略性工作或專案加以說明,但作為決策佐證的即時資訊與相應流程卻寥寥可數。

·         不少企業購買軟體來提昇內部可信度及效率,卻鮮少使用這些軟體。

·         一般機構各部門皆有提昇工作管理效能的強烈需求,但經理階層卻甚少真正去著手解決。

 

以大企業為例,部門與部門、組與組之間常見各自特有的流程與分工,很少有一種專案處理方式能夠放諸公司上下皆準,而中小企業相比起來則較為一致,但是重大日常流程所需的專有紀律仍然十分貧乏。

 

以下圖表由高至低來說明流程能力範圍及相關常見特性,資料來源為十五個國家數百位客戶的專案管理內容分析,圖表中特別將常用軟體分門別類,程度劃分足以作為各企業或部門的能力指標。請注意以下圖表屬於概括說明,無法涵蓋其他例外情況,另附有針對各個程度的詳細解說。

處理日常工作流程及決策能力高低

中低

中高

工作流程特性

·         非常態(Ad-hoc)專案:50%

·         會議所費時間:30% +

·         固定專案追蹤:0 – 5%

·         非常態專案:40%

·         會議所費時間:20 – 30%

·         固定專案追蹤:5 – 15%

·         非常態專案:20 – 25%

·         會議所費時間:10 – 20%

·         固定專案追蹤:20 – 50%

·         非常態專案:5 – 10%

·         會議所費時間:10 – 20%

·         固定專案追蹤:90%

雲端效益

主要使用電子郵件

公開工作、風險及議題等列表

文件資料共享

即時通訊

視訊會議

主題討論

維基百科

上傳報告至軟體介面

經由軟體介面完成專案排程同步化

經由軟體介面掌握工作進度

報告佔少數

由上而下流程控管

非常態報告系統

權限控管操作表板

各項專案管理軟體使用率

電子郵件

表格

簡報

專案排程軟體

協同軟體介面

電子郵件

表格

簡報

專案排程軟體

協同軟體介面

電子郵件

表格

簡報

專案排程軟體

協同軟體介面

電子郵件

表格

簡報

專案排程軟體

協同軟體介面

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低效率日常流程

絕大多數企業均屬此類,電子郵件成為策劃、配置及狀態報告等所有階段的主要工具,表格普遍用來輔助非常態作業與財務管理,通用格式及標準樣板的使用率少於25%。簡報軟體則是會議報告的常用工具,內容大部分採平鋪直敘,而非數據分析,標準樣板的使用率少於50%,繁冗開會成為責任釐清及掌握工作狀況的主要方式。除了罕見的大型專案以外,一般不會用到行程安排軟體。

 

關於策略性工作的資源分配,平常時間有30%都用在開會上,導致企業效率低迷、過度加班及員工士氣不振。同時非常態專案佔據企業大部分的日常流程,導致 BPM 工具或通用方法毫無用武之地。

 

中低效率日常流程

電子郵件仍然是專案交流的主要工具,但表格結構較為有條有理,也常被用於羅列半結構式工作,標準樣板使用率超過三分之一,有時會用到協同軟體來儲存專案相關文件,或多或少降低開會所需的資源,企業效率隨之提昇。

 

中高效率日常流程

雖然這類企業目前相對而言是少數,但是有逐漸增多的趨勢,因此變成管理軟體產業主攻的市場。協同軟體取代電子郵件成為專案管理的主要工具,工作列表與其他相關數據表並存,專案團隊時常藉由協同軟體以掌握各自或衍生的責任歸屬。多數報告圖表,甚至是操作表板都可以透過協同軟體加以檢視,大大減少開會與簡報的需求。

 

高效率日常流程

這是專案管理部門經理畢生所求的目標,也是企業專案管理的正統模式。企業內部的決策、專案管理及資源配置皆在企業專案管理軟體介面中完成,操作表板的控制取決於精密的商務智慧,企業不再倚靠報表,專案工作時間集中用在監控目前的狀況,以了解實際花費、專案進度及完成時間。企業經常可以準確預測出成果品質、專案排程與相關成本,而非只是偶然。