​策略性工作：流程與工具

 

 

許多企業均為策略性工作管理所苦，這類工作就是所謂的專案或非業務性工作。以下項目在各階段均是舉足輕重：

·         企業經理有關於策略投資的決策

·         主管與員工間有關於策略方向的溝通

·         專案資源分配

·         專案進度整合

·         目前專案投資的報告及監控

 

本文作者基於多年來親身與全球企業交換意見所累積的經驗，針對策略性工作管理的整體情況作深入解析，作出以下精闢見解：

·         即使企業內部運籌帷幄大多有賴策略性工作或專案加以說明，但作為決策佐證的即時資訊與相應流程卻寥寥可數。

·         不少企業購買軟體來提昇內部可信度及效率，卻鮮少使用這些軟體。

·         一般機構各部門皆有提昇工作管理效能的強烈需求，但經理階層卻甚少真正去著手解決。

 

以大企業為例，部門與部門、組與組之間常見各自特有的流程與分工，很少有一種專案處理方式能夠放諸公司上下皆準，而中小企業相比起來則較為一致，但是重大日常流程所需的專有紀律仍然十分貧乏。

 

以下圖表由高至低來說明流程能力範圍及相關常見特性，資料來源為十五個國家數百位客戶的專案管理內容分析，圖表中特別將常用軟體分門別類，程度劃分足以作為各企業或部門的能力指標。請注意以下圖表屬於概括說明，無法涵蓋其他例外情況，另附有針對各個程度的詳細解說。

處理日常工作流程及決策能力高低	低	中低	中高	高
工作流程特性	·         非常態（Ad-hoc）專案：50% ·         會議所費時間：30% + ·         固定專案追蹤:：0 – 5%	·         非常態專案：40% ·         會議所費時間：20 – 30% ·         固定專案追蹤:：5 – 15%	·         非常態專案：20 – 25% ·         會議所費時間：10 – 20% ·         固定專案追蹤:：20 – 50%	·         非常態專案：5 – 10% ·         會議所費時間：10 – 20% ·         固定專案追蹤:：90%
雲端效益	主要使用電子郵件	公開工作、風險及議題等列表 文件資料共享 即時通訊 視訊會議 主題討論 維基百科	上傳報告至軟體介面 經由軟體介面完成專案排程同步化 經由軟體介面掌握工作進度 報告佔少數	由上而下流程控管 非常態報告系統 權限控管操作表板
各項專案管理軟體使用率	電子郵件–高 表格–高 簡報–中 專案排程軟體–低 協同軟體介面–無	電子郵件–高 表格–高 簡報–中 專案排程軟體–中 協同軟體介面–低	電子郵件– 中 表格– 中 簡報–中 專案排程軟體–高 協同軟體介面– 高	電子郵件–低 表格–低 簡報–低 專案排程軟體–高 協同軟體介面– 高

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低效率日常流程

絕大多數企業均屬此類，電子郵件成為策劃、配置及狀態報告等所有階段的主要工具，表格普遍用來輔助非常態作業與財務管理，通用格式及標準樣板的使用率少於25%。簡報軟體則是會議報告的常用工具，內容大部分採平鋪直敘，而非數據分析，標準樣板的使用率少於50%，繁冗開會成為責任釐清及掌握工作狀況的主要方式。除了罕見的大型專案以外，一般不會用到行程安排軟體。

 

關於策略性工作的資源分配，平常時間有30%都用在開會上，導致企業效率低迷、過度加班及員工士氣不振。同時非常態專案佔據企業大部分的日常流程，導致 BPM 工具或通用方法毫無用武之地。

 

中低效率日常流程

電子郵件仍然是專案交流的主要工具，但表格結構較為有條有理，也常被用於羅列半結構式工作，標準樣板使用率超過三分之一，有時會用到協同軟體來儲存專案相關文件，或多或少降低開會所需的資源，企業效率隨之提昇。

 

中高效率日常流程

雖然這類企業目前相對而言是少數，但是有逐漸增多的趨勢，因此變成管理軟體產業主攻的市場。協同軟體取代電子郵件成為專案管理的主要工具，工作列表與其他相關數據表並存，專案團隊時常藉由協同軟體以掌握各自或衍生的責任歸屬。多數報告圖表，甚至是操作表板都可以透過協同軟體加以檢視，大大減少開會與簡報的需求。

 

高效率日常流程

這是專案管理部門經理畢生所求的目標，也是企業專案管理的正統模式。企業內部的決策、專案管理及資源配置皆在企業專案管理軟體介面中完成，操作表板的控制取決於精密的商務智慧，企業不再倚靠報表，專案工作時間集中用在監控目前的狀況，以了解實際花費、專案進度及完成時間。企業經常可以準確預測出成果品質、專案排程與相關成本，而非只是偶然。