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SharePoint軟體應用在專業管理

多數企業採用微軟 SharePoint 軟體來取代文件共享資料夾或當作內部交流平台等,主要是用來因應商務特殊需求,然而基於我的經驗觀察,SharePoint 軟體在專案管理方面上的能耐絕對不僅如此。不斷有組織或部門找上門,意圖尋求協同專案管理能力的提昇,但當他們聽見本身使用已久的軟體就足以擔當重任時都感到驚訝不已。
我個人認為專案管理能力的提昇並非一蹴可及,它是一種階段式過程,需要按部就班逐步往上爬。微軟產品的一大優勢就是結合多元化的軟體,足以應付各個階段環境,企業毋需另外購買或適應新的軟體,即可輕鬆獲得理想中的成長。
Microsoft Project Management Solution Spectrum - Chinese.png
專案管理系統導入過程與協同軟體
 
微軟合作夥伴軟體研發團隊致力將 SharePoint 打造成完美專案管理解決方案,並賦予卓越的附加性能,但在操作上卻更加簡單好用,即使是第一次使用也能輕鬆上手,使專案過程獲得更好的協助,以下是 SharePoint 軟體基本專案管理功能的螢幕畫面。

 

 

tasks.png製作工作表非難事,SharePoint 介面環境讓您可以連結工作,擬定開始時間與截止日期,然後分配資源並發出通知,運用 Outlook 或行動裝置達到過程同步化,整合目前進行的工作並更新工作狀態。
 
 
tasks from project.png
SharePoint 2010也能與微軟 Project 2010 專業版完成同步化,不論是 SharePoint Project 皆能進行工作編輯,專案人員可以透過 SharePoint 更新工作狀態,然後使用 Project 下載到計畫中。

 

project issues.png

SharePoint 會將問題整理成標準格式一一羅列,內含的類型項目幾乎可以應付所有過程階段.

 

change request.png

 圖片為自訂變更申請範例,使用微軟 Infopath 軟體製作而成,卻能在 SharePoint 環境中加以利用

 

excel chart 1.png
Excel 報表可以使用 SharePoint 公佈或是在瀏覽器中開啟觀看,圖片為微軟 Project 軟體的標準 Excel報表。

 
baseline cost report.png

圖片為 Project 軟體提供的另一種標準報表
 
task status.png
圖片為 Project 檔案格式使用 Visio 專業版製作的報表,稱為支點(Pivot)圖,可以一次呈現各種數據

 
 
最後,當您為了提昇專案能力傷透腦筋的同時,不要忘了手邊的工具可能就是解決問題的萬靈丹。雖然微軟 SharePoint 產品包裝上並未標明是專案管理資訊系統,但是它卻能讓您在專案管理上事半功倍。